ベトナム進出企業における調達・購買戦略と現地調達の課題
- k.nuisach
- 6月3日
- 読了時間: 18分
更新日：6月6日
企業経営において「調達」や「購買」は、売上と並んで極めて重要な要素です。特に製造業においては、製品原価が全体の5割から8割を占めることもあり、いかに効率的な「調達」「購買管理」ができるかが、企業の収益性に大きく影響します。
ベトナムは日系企業にとって人気の進出先であり、「現地調達」や「現地購入」を推進してコスト削減やリードタイム短縮を図る動きが活発化しています。多くの企業が、輸送コストの削減および現地調達率の向上を目指しています。
本記事では、ベトナム進出企業における調達・購買戦略と現地調達の課題について解説します。
【目次】
現地購入品目と調達関連部署
ベトナムの工場や事務所で「現地購入」される代表的な物品およびサービスは以下のとおりです。
オフィス関連品目：
オフィス用品、衛生関連消耗品、定期サービス（プリンター保守、レンタカー、外部コンサルタントなど）
工場関連品目：
生産用消耗品、工場備品・器具、機械設備、材料および副資材
対象部署：
調達部門（メイン）、総務部門、輸出入部門
本稿では、ベトナムでの「現地調達」および「調達管理」に関する課題と、その対策について解説します。これから進出を検討している企業や、現地における「購買・調達管理」の改善を検討中の管理者向けの内容です。
1. 日本との相違点と注意点
特徴①：品質・納期・価格に対する認識の違い
日本では、配送に関連するインフラが整っており、インターネットで注文した商品を時間通りに受け取ることができます。しかし、ベトナムでは日本と同様のサービスを同価格で受けられるケースはほとんどありません。
また、日本の100円ショップやホームセンターではある程度の品質が担保された製品が簡単に手に入りますが、日本と同じような価格でかつ高品質のものを簡単に手に入れるのは難しいです。
特徴②：調達担当者に依存する傾向
多くのケースにおいて、ベトナム人調達担当者に「購買」業務を委ねている企業が多いですが、担当者の調査能力や交渉力に結果が大きく左右されます。履歴書や面接では、実務で必要な能力を見抜くのは困難であり、調達業務の透明性確保が課題となります。
一般的に、ベトナムでは調達の管理者は日本人で、ベトナム人の調達/購買担当者に説明し、見積りを取り、発注するというようなプロセスをとることが多いです。
しかし、この手順において調達担当者がどのような調査を行い、ネットワークを利用し、要求する品やサービスを持ってきているのか、日本人管理者が全てを把握することは難しく、多くケースでは調達担当者の力量次第となります。
調達担当者がどのくらいの力量を持っているか、交渉力のレベルや責任感の度合いを採用面接や経歴書や履歴書から知ることは難しいでしょう。
2. 現地調達における主な課題
日本本社から輸入していた材料を現地調達に切り替えることで、以下のような問題が発生することがあります。
また調達に関わる問題が、誰に由来するものなのか（自社の調達担当者なのか、相手業者なのか、または社内で調達指示を出した者なのか）が突き止めにくいということも、現地管理者を悩ませる部分です。
課題①：不正行為のリスク
現地での「調達・購買」業務では、以下のような不正行為が発生する可能性があります。
架空請求および業者からのキックバック受領
親族企業からのみ見積り取得
発注と引き換えに金銭や物品を要求する行為
特定の業者から明らかに低品質な製品を購入し続けている場合、調達担当者のネットワークや判断に依存している可能性が高く、経営判断が問われます。ベトナム特有の「手数料文化」も考慮し、何をもって不正と定義するかは企業ごとに方針を定める必要があります。
明らかに品質が劣る製品を特定の業者から継続的に購買し、それにより取引先からのクレームが頻発するような現地調達は、調達管理上の重大な問題といえます。一方で、調達担当者が価格交渉を適切に行い、企業に対して一定の貢献を果たしている場合におけるキックバックの有無については、対応が困難なケースも存在します。
これは、当該調達担当者が独自に構築したネットワークを活用しており、仮に後任の調達担当者が同様のネットワークを保有していない場合、購買活動が円滑に進まなくなる可能性があるためです。特に、個人のネットワークが大きな意味を持ち、かつ「手数料文化」が根付くベトナムでは、日本の企業が不正と捉える行為についても、現地での捉え方や運用が異なる場合があり、経営判断には慎重さが求められます。
課題②：信頼性の低い業者との取引
現地調達や現地購入においては、信頼性の低い業者や担当者との取引が、調達・購買業務全体に深刻な影響を及ぼすことがあります。価格面で一時的なメリットがあるように見えても、中長期的な視点では企業にとって大きな損失につながる可能性があるため、慎重に行わなければなりません。
問題のある担当者の特徴：
契約条件や納期、返品対応など、取引内容が二転三転し安定しない
常に業者側に有利な条件を提示し、交渉に応じない（例：初回から全額前払いを要求し、その後も変更しない）
信頼性に欠ける企業の特徴：
支払い方法が現金のみ、あるいは現金での取引を強く求める
企業口座ではなく、個人口座への送金を指定してくる
契約書や納品完了証明書など、調達管理に必要な書類の提出がない
このような業者や担当者は、組織体制が不十分であることが多く、購買活動におけるトラブルの温床となります。ベトナム進出においては、いかに早期に利益体制を整えるかが重要であり、こうした信頼性の低い相手にリソースを割くことは、現地調達体制の構築にとって大きな障害となります。
また、品質に課題のある企業を取引先として選定した場合、たとえ返品や賠償を要求しても、そもそも求めるレベルの製品が提供できないケースが多く、結果的に調達の目的を果たすことができません。
そのため、調達活動の初期段階で相手企業の信頼性を見極め、現地調達・購買管理におけるリスクを未然に回避することが重要です。
課題③：社内体制の不備
現地調達や現地購入においては、調達先企業だけでなく、自社内の体制や意識にも課題が存在する場合があります。以下は、調達管理上注意すべき典型的な社内の問題です。
1. 調達判断に関する思考の問題
調達担当者が常に「価格の安さ」を最優先とする購買方針を採用している場合、短期的にはコスト削減につながるように見えても、長期的には非効率な調達となる可能性があります。例えば、品質の低い製品を選定した結果、頻繁な故障や交換が発生し、結果としてトータルコストが増加してしまうといったケースが該当します。このような購買判断は、企業全体としてのパフォーマンスを損なう要因となります。
2. 組織体制に関する問題
社内に調達関連の見積書や請求書を確認・承認する人材が存在せず、調達活動が一担当者の裁量に任されているケースがあります。こうした場合、調達管理や監査機能が不在となり、不正や非効率の温床となる可能性があります。
調達担当者に十分な調査能力や価格交渉力が備わっていない場合も、購買活動の質が低下します。たとえ取引量が増加しても、支払条件や価格の改善が行われず、調達コストの最適化が実現できない状況が生じます。
「なぜこの業者を選定したのか」「クレーム対応は行ったのか」「不良品に対して返金請求を実施したのか」など、調達に対する検証や説明責任を求める機能が社内に存在しない場合、調達活動の透明性が著しく低下します。特に、調達担当者が交渉を避ける性格である場合や、業者から提示された見積内容をそのまま受け入れているような状況では、現地購入・現地調達のリスクが顕在化しやすくなります。
こうした社内体制の課題を放置したままでは、持続的かつ戦略的な調達の実現は困難です。調達管理の強化には、組織的な仕組みづくりと人材の適正配置が不可欠といえるでしょう。
3. 現地調達・購買管理における具体的な対策
ベトナムで事業を開始する際、現地調達や現地購入を早期に推進しようとする企業も多く見られます。しかし、現地事情に対する理解や、調達担当者・管理者の経験が十分でない場合、現地調達の実行には過剰な時間と労力を要することがあります。
そのため、初期段階ではコストがやや高くなる場合でも、信頼性の高い日系企業を調達先とすることで、現地での調達業務の難しさや現実的な課題を把握することが重要です。
調達業務や調達管理体制に一定の余裕が生まれたタイミングで、調達担当者に対し「コスト・品質のバランスが取れた現地調達先の選定」をミッションとして設定し、本格的な現地調達へと移行していくことが望ましい進め方となります。
現地購入や現地調達の難易度を把握する簡易的な方法として、社内スタッフに「できるだけ安価に名刺を作成するよう依頼する」ことが有効です。スタッフがインターネット検索を通じて最安値の業者を選定し、実際に発注を行うことで、現地調達における課題を実感することができます。
このプロセスにおいて、以下のような問題が発生する可能性があります。
印刷品質の低さ（例：名刺の汚れや印字ミス）
納期の遅延
やり直し対応に関する不備
名刺のように売上に直接関係しない小規模な調達であっても、このような問題が生じることから、製品の原材料など重要な項目の現地調達においては、同様もしくはそれ以上の課題が発生する可能性が高いと考えられます。
調達管理体制の構築に向けた社内ルールの整備
企業がベトナムにおいて円滑な現地調達や現地購入を実現するためには、調達・購買に関わる社内ルールの整備と人材の育成が不可欠です。以下では、調達管理の質を高めるために必要な取り組みについて解説します。
①調達・購買に関わる社内ルールの整備
調達管理における社内ルールの整備は、以下のような段階的なプロセスが必要です。すなわち、試行錯誤 → ルールの確定 → 社内浸透 → 業務への定着という流れを踏まえる必要があります。このプロセスには一定の時間を要するため、導入はできるだけ早期に着手することが推奨されます。
設立から一定期間が経過した後に新たに調達ルールを導入する場合、社内プロジェクトとして正式に立ち上げ、明確な目標とリソースを設定した上で本格的に取り組む必要があります。社内人材のみでは推進が難しい場合は、外部の専門人材を活用することで、導入と定着を加速させることが可能です。
社内ルール整備の一例：
複数業者（例：3社）からの見積り取得と比較表の提出
社内用の標準フォーム（発注書、支払依頼書など）の活用
自社としての標準的な支払い条件の策定と統一
これらの取り組みは、現地購入・現地調達における価格・品質の最適化とリスク低減に直結します。調達管理の制度化を通じて、持続可能かつ透明性のある購買体制を構築することが重要です。
3社見積および比較表の提出
現地調達や購買において、担当者に見積取得を指示しても、各社が同一の形式・内容で見積書を提出するとは限りません。そのため、単に見積りを収集するだけでなく、担当者には必ず比較表を作成し、あわせて提出させることが重要です。
見積りは原則として3社から取得させ、調達担当者自身が比較表を作成し、どの業者を選定するか、その理由を明確に記載させる運用が推奨されます。また、調達実施後には、「実際の対応はどうだったか」「次回以降も同じ業者を利用するか」といった評価・所感を担当者から回収することで、調達管理の精度向上につながります。
比較表の例：
社内用フォーム（発注書・支払依頼書）の整備
現地調達や購買業務を円滑に進めるためには、社内で統一された書式を整備することが重要です。具体的には、「発注書」と「支払依頼書」の2種類の社内用フォームを準備しておくことが推奨されます。
発注書は、調達担当者が業者から見積りを取得した後、実際に発注を行う際に使用します。一方、支払依頼書は、調達や現地購入に基づく支払処理を行う際に必要となる社内手続き用の書類です。支払依頼書は発注担当者が作成し、必要書類を添えて経理担当者へ回付します。
これらの書式を事前に整備することで、調達管理の効率化と不正防止の両面で有効な対応ができます。
発注書フォーム例 ：
発注書フォームの整備と運用上のポイント
現地調達・購買における発注書フォームは、単なる価格情報の記載にとどまらず、輸送費の有無、社内で使用する材料コードやプロジェクトコードなど、調達管理に関わる関係者が必要とする情報を網羅する形で作成することが望ましいでしょう。社内外のやり取りが円滑になり、調達業務の正確性と効率が向上します。
支払依頼書フォームの活用
あわせて、社内用の支払依頼書フォームを整備することも重要です。よく見られるケースとして、調達担当者が業者からの督促を受け、そのまま経理担当者に支払を急ぐよう依頼することがあります。このような場合でも、支払依頼書に支払期限を明記しておくことで、調達部門と経理部門の連携が取りやすくなり、支払業務の計画的な運用が可能となります。
支払依頼書フォームは、特定の取引に限定するのではなく、すべての支払業務に適用することが推奨されます。手書きのメモなどによる支払依頼は、書類の管理漏れや計算根拠の不透明化を招き、税務調査などの際にリスクとなる可能性があります。
また、支払依頼書が不要とされる例外を認めてしまうと、必要な支払との線引きが曖昧になり、社内統制の観点からも問題が生じる恐れがあります。そのため、「すべての支払に対して支払依頼書を作成する」という統一ルールを設け、明確かつシンプルな運用を徹底することが望まれます。
自社における支払条件の標準化と調達業務の効率化
企業が現地購入や現地調達を含むさまざまな業務を円滑に進めるためには、まず自社内における明確な支払条件の設定が不可欠です。
たとえば、「署名捺印済み契約書の回収後、電子インボイス（e-invoice）を取得し、翌月末に銀行振込で支払う」といった基本的な支払条件を自社基準としてあらかじめ定めておくことで、各購買案件における契約交渉を効率的に進めることができます。
支払条件を統一することで、経理部門による請求書の回収や処理に関する業務負担が軽減され、資金繰り計画の立案がしやすくなり、社内の業務も標準化されます。これにより、調達管理全体の効率向上が図れます。
一方で、標準の支払条件が存在しない場合、業者ごとに異なる契約条件に従って支払処理を行う必要があり、経理担当者は支払スケジュールごとに都度対応しなければなりません。その結果、支払確認のための管理業務が煩雑化し、資金計画の見通しが立てづらくなるなど調達管理上の課題が生じる可能性があります。
なお、インフラ関連（電気・水道・インターネットなど）や一部のサービスに関しては、自社条件を提示することが難しい場合もあるため、例外的な取り扱いが必要です。
②調達・購買担当者に対する教育とデータ整備の重要性
調達・購買業務においては、物品やサービスを購入するだけでなく、それらが導入後に想定通りの機能や効果を発揮しているかどうかを確認することが重要です。購入品は単なるコストではなく、企業の資産として適切に評価・管理する視点が求められます。
また、過去の購買データや記録が社内システムから容易に抽出できる環境を整備することも、調達戦略を高度化するうえで不可欠です。こうしたデータは、将来の現地調達計画や予算編成、調達先の見直しにおける分析資料として活用できます。
管理者は、これらの視点を踏まえて調達担当者の業務内容を定期的に確認し、教育や指導を行う必要があります。社内における調達管理の高度化は、長期的なコスト削減と業務効率の向上につながるため、継続的な改善と人材育成が求められます。
過去の購買履歴の整備と調達管理の精度向上
企業が現地購入や現地調達を効率的に進めるためには、過去の購買履歴を迅速かつ正確に参照できる体制を構築することが重要です。特に調達管理の観点からは、材料管理コードや案件管理番号といったデータが明確に整理されていることが求められます。
時間の経過とともに取引量が増加すれば、過去データの整理はより困難になります。そのため、企業設立の初期段階から番号体系のルールを策定し、運用を徹底しておくことが望ましいと言えます。多くの場合、本社ですでに使用されている材料管理コードが存在しますので、既存のコード体系の課題を見直したうえで、現地拠点に適した形で導入することを推奨します。
整理された購買記録や関連データがあれば、過去の調達実績を基にした分析が可能となり、金額交渉や契約条件の見直しといった交渉時の根拠資料としても有効に活用できます。
購買データを活用した具体的な分析例
年間における梱包材の購入数量
昨年の購入回数およびその総量
このようなデータに基づく分析は、将来的な投資判断にも資する情報となります。たとえば、一定の資金が確保できたタイミングで、レンタルではなく設備を購入し資産化する選択肢を検討することも可能です。
以下はその一例です。
社用車とレンタカーの比較
レンタルフォークリフトと中古フォークリフトの費用対効果の検討
これらの判断は、調達や購買を単なる支出ではなく将来の資産ととらえる視点を持つ管理者によってなされるものであり、調達担当者に対して的確な指示を出すための基礎ともなります。
一見すると、調達管理ソフトや経理システムによって購買データは自動的に整理されているように見えますが、実際には、見積書の比較表や最終決定資料といった購入意思決定の根拠は、現場の調達担当者が適切に管理しなければ整備されません。特に「どの見積書が最終版か」「どの資料が意思決定の根拠であったか」は、担当者自身の管理による部分が大きいためです。
このような調達実務の徹底を担当者に促し、全体としての調達管理を適切に機能させることが、管理者の重要な役割であると言えます。
まとめ 現地調達の成功は調達管理体制に依存する
近年、ベトナム市場における経済環境やビジネス慣習の変化を背景に現地調達を効果的に進めるためには、ベトナムの市場動向や文化的背景、ベトナム人の調達に対する価値観を理解したうえで、調達担当者および現地管理者が業務フローを明確に把握できる体制を整備することが不可欠です。
その一環として、発注書や支払依頼書の統一フォームの導入と運用ルールの定着、材料管理コードや案件管理番号による原価管理体制の構築、さらには調達から支払いに至るまでの社内フローの明文化が求められます。また、調達業務に従事する担当者への継続的な教育も欠かせません。調達業務を担当者個人の属人的な知識に依存せず、誰が確認しても理解できるような業務設計を行うことで、業務のブラックボックス化や不正の温床を防止することができます。
整理された購買記録は企業の資産として活用可能となり、調達データの蓄積と活用により、原価の可視化とコスト削減、そして利益率の向上に寄与することが期待されます。現地調達のメリットを最大限に享受するためには、こうした調達管理の土台づくりが極めて重要です。
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