ファイリング作業
輸出入担当者は通関業者・輸送業者とのやり取りがデータメインとなり、書類の整理(ファイリング)が疎かになりがち。
輸出入の書類は独立したファイルをつくり、輸出入申告番号基準で輸出入関連書類を一式ファイリングしておくのが良い。
VNACCSからデータをエキスポート(Excel)し通関番号基準でつくると良い。
サンプル：インデックス兼チェック表
[ファイリングする書類]
-輸出入の申告書、修正をかけたものがあればそれも
-船積み書類一式(Contract, Invoice, BL, PL, Delivery Note)
-機械、道工具などある一定以上の金額のものはその写真
(税関調査や過去の記録の確認を行う中で、写真[本体、銘板]があると突合せしやすい)
目的：
・税関調査/税務調査の際に、関連書類一式の提示が求められる為
・通関を確認したい人(経理/調達等)が簡単に過去の通関時書類を確認できるように
ファイリングの確認作業
一番のポイントはこの作業。
半年に1度、もしくは1年に1度必ず担当者が必要書類のファイリングを行っているか確認する。他のスタッフに指示を出し、ファイリング状態をダブルチェックすると更に良い。
理由：
ベトナムにおいては何においても”書類主義”とにかく、税関/税務調査時の抗弁の際には、根拠資料が必要。(+自社担当者のやる気と理解力と交渉力)
経理書類は月次・年次監査などで、確認作業が入るが、通関関連書類は誰の確認も行われず担当者任せになることが多い為。
担当者が辞めてしまうと、修正申告を行った理由や、担当者しか持っていない書類の行方がわからなくなったりすることがある。そのため、少しでも確実に根拠資料を社内に残しておく為。
担当者の労働契約書の業務内容に、ファイリング業務を記載しておき、更に退職前に、雇用契約期間中の書類を整理した上で退職してもらうことを条件にすると良い。そうすることで、少しは会社の将来リスク軽減に役立つはず。
